ZUGFeRD, X-Rechnung, PEPPOL…diese und viele weitere Begriff finden sich im Netz, wenn es um die Frage der Digitalisierung der Rechnungsstellung im B2B Bereich geht. Dabei ist nur eines völlig klar: eine Rechnung als PDF per Mail zu verschicken reicht ab 2025 grundsätzlich nicht mehr aus.
Denn die Bundesregierung1 hat das Wachstumschancengesetz vorgelegt, mit dem unter anderem die „verpflichtende Verwendung eines strukturierten, maschinenlesbaren und elektronisch weiterverarbeitungsfähigen Formats für den Rechnungsaustausch“ im B2B-Bereich vorgeschrieben wird.
Aber was bedeutet das für Unternehmen zukünftig?
Die gesetzlichen Grundlagen sind inzwischen beschlossen und werden für viele (insbesondere kleinere Unternehmen) eine gewisse Herausforderung darstellen: Unternehmen müssen ab 2025 ihre Rechnungen im Format EN16931 erstellen, dies wird im Bereich B2B unter anderem durch ZUGFeRD 2.0 erfüllt. An andere Unternehmen werden diese Rechnungen dann über ein PEPPOL Access Point übertragen.
Aber es wird Übergangsregelungen bis maximal 31.12.2027 geben, dass teilweise auch weiterhin „sonstige Rechnungen“ (also keine maschinenlesbaren) verschickt werden dürfen. Für den Empfänger gilt die Verpflichtung zum Empfang von maschinenlesbaren Rechnungen jedoch von Anfang an.
Das Bundesministerium der Finanzen hat zwischenzeitlich den Entwurf eines Schreibens vorlegt, das zahlreiche Einzelfälle erläutert. Auch wenn die endgültige Fassung noch nicht vorliegt, ist es doch ratsam, sich bereits jetzt den kommenden Neuerungen vertraut zu machen.
Sie benötigen Unterstützung bei diesen Herausforderungen, dann kontaktieren Sie uns.
Die 5 Vorteile einer elektronischen Rechnung
Die elektronische Rechnung bietet eine Reihe von Vorteilen, die für B2B-Unternehmen von Bedeutung sind.
Wir haben die wichtigsten Vorteile für Sie zusammengefasst:
1. Standardisierung
Durch Format EN16931 wird ein einheitlicher Standard für elektronische Rechnungen geschaffen, der von allen europäischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen verwendet werden kann. Durch die Einhaltung dieses Formats können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechnungen von allen Empfängern gelesen und verarbeitet werden können, unabhängig von deren spezifischen internen Systemen oder Softwarelösungen. Dies erleichtert den Geschäftsverkehr und erhöht die Effizienz der Rechnungsabwicklung erheblich.
2. Kosteneinsparungen
Mittels E-Rechnungen werden die Kosten im Vergleich zu papierbasierten Rechnungen erheblich reduziert. Durch die Automatisierung von Rechnungsprozessen können Unternehmen Ressourcen wie Papier, Druckertinte, Porto und Lagerung einsparen. Außerdem ermöglichen elektronische Rechnungen eine schnellere Verarbeitung und Zahlung, was zu verbesserten Cashflow-Management führt und Verzögerungen bei der Bearbeitung von Rechnungen reduziert.
3. Verbesserte Effizienz und Genauigkeit
Elektronisch erstellte Rechnung können leichter in automatisierte Prozesse integriert werden. Diese Automatisierung führt zu einer erhöhten Effizienz und Genauigkeit in der Rechnungsverarbeitung. Manuelle Eingriffe und Fehler werden minimiert, da die Daten direkt aus den elektronischen Rechnungen in die Buchhaltungssysteme importiert werden können. Dies reduziert die Notwendigkeit von manueller Dateneingabe und verringert das Risiko von Fehlern, die zu Nacharbeit und Unstimmigkeiten führen können.
4.Schnellere Bearbeitungszeiten
Elektronische Rechnungen können in Echtzeit übermittelt und verarbeitet werden, was zu erheblich verkürzten Bearbeitungszeiten im Vergleich zu papierbasierten Rechnungen führt. Dies ermöglicht es Unternehmen, schneller auf Rechnungen zu reagieren, Zahlungen zu autorisieren und Buchführungsprozesse abzuschließen. Darüber hinaus ermöglicht die elektronische Übermittlung eine schnellere Kommunikation zwischen Lieferanten und Kunden, was zu einer beschleunigten Abwicklung von Transaktionen und einer verbesserten Zusammenarbeit führt.
5. Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit
Die Nutzung von E-Rechnungen trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs und zur Verringerung des ökologischen Fußabdrucks bei. Durch die Vermeidung von Papier, Tinte und Transport reduzieren Unternehmen ihren Ressourcenverbrauch und minimieren ihre Umweltauswirkungen. Dies ist ein wichtiger Beitrag zur Nachhaltigkeit und zur Förderung umweltfreundlicher Geschäftspraktiken.
Quelle: https://www.bundesregierung.de/breg-de/suche/wachstumschancengesetz-2216866
- Auch in Brüssel arbeitet die Kommission bereits an der Initiative EU ViDA (VAT in the Digital Age). Hier soll durch eine Richtlinie europaweit eine faire und einfache Besteuerung ermöglicht und gleichzeitig Steuerbetrug bekämpft werden, bspw. durch eine einheitliche und zentrale EU-Mehrwertsteuerregistrierung und dem Austausch von elektronischen Rechnungen unter allen europäischen Unternehmen. (https://ec.europa.eu/info/law/better-regulation/have-your-say/initiatives/13186-Mehrwertsteuer-im-digitalen-Zeitalter_de) ↩︎
Reviewerin
Julia Kunzmann, LL.M.
Rechtsanwältin (Syndikusrechtsanwältin), Leiterin Recht & Regulierung
Sie absolvierte ihr Studium an der Europa-Universität Viadrina Frankfurt und der Universität Gent, sowie ihr Referendariat am Kammergericht Berlin. Sie spezialisierte sich dann in den Bereichen IT-Recht und Datenschutz. Seit mehr als 5 Jahren ist Julia Kunzmann für nexnet tätig. Zu Ihrem Verantwortungsbereich gehören das Vertragswesen, Verhandlungsführung und Rechtsmonitoring, vor allem in den Bereichen des Vertrags-, Gesellschafts- und IT-Rechts.
