Warum du deine Debitorenbuchhaltung einem Experten überlassen solltest

Wenn E-Commerce-Unternehmen wachsen, entsteht zwangsläufig eine gewisse Komplexität in der Buchhaltung. Die sechs größten Herausforderungen kann dabei das Outsourcen des Debitorenmanagements und der -buchhaltung lösen.

Der Onlineshop wächst und mit ihm die Komplexität des Debitorenmanagements. Sämtliche Zahlungstransaktionen müssen überwacht werden – vom Kauf im Webshop bis zum Geldeingang auf dem Firmenkonto. Hinzu kommen die Verwaltung von Wert- und Warengutscheinen, die Kontrolle von Stornierungen und Gutschriften sowie die Aufbereitung und der Versand von Mahnschreiben.

Der Verwaltungsaufwand für den Onlinehändler steigt

Auch die immer beliebter werdenden Abo-Modelle müssen sauber abgerechnet werden. Um dem Kunden im Kaufprozess maximal entgegenzukommen, bieten viele Händler zudem mehrere Zahlungsoptionen an. Dafür arbeiten sie mit verschiedenen Payment-Service-Providern (PSP) zusammen. Der Verwaltungsaufwand für den Onlinehändler steigt enorm. Und auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird dadurch nicht einfacher.

Wer alles selbst machen will, kommt schnell an seine Grenzen. Hier kommt das Business-Process-Outsourcing ins Spiel – externe Dienstleister übernehmen Teile des Geschäftsprozesses und entlasten damit das Unternehmen. Welches sich nun besser auf das Kerngeschäft konzentrieren kann. Als Spezialist für Massenabrechnungen unterstützt nexnet GmbH ihre Kunden vor allem in den Bereichen Debitorenmanagement für E-Commerce und Subscription Billing und Überwachung der Zahlungsdienstleister, dem sogenannten Payment Clearing – branchenunabhängig und auf Einzeltransaktionsebene. Für den Händler ergeben sich daraus sechs wesentliche Vorteile gegenüber dem Selbstmanagement:

6 Herausforderungen – eine Lösung

1. Mehrere Payment-Service-Provider gleichzeitig managen

Mit jedem weiteren Payment-Partner, der an den Shopbetreiber Geld auskehrt und Settlement-Dateien bereitstellt, steigt die Komplexität im Finanzmanagement. Arbeitet man mit mehreren PSP zusammen, wird es immer schwieriger, genau zu sagen, ob einzelne Zahlungen bereits vom Käufer geleistet wurde. Oder auch vom PSP an den Händler überwiesen wurde. Statt die Daten mit aufwendig selbstgebauten Lösungen abzugleichen, ist es wirtschaftlicher, den Prozess auszugliedern. Mit der automatischen Zuordnung von Zahlungen je Warenkorb weiß der Händler sofort, ob sich das Geld noch beim Kunden, beim PSP oder bereits auf dem Bankkonto des Unternehmens befindet. 

Transaktionsgebühren werden ohne Vorsteuern erfasst. Und sie werden mit den Auskehrbeträgen abgeglichen. Bedeutend ist hier für den Händler, dass Zahlungen und Bestellungen vom Kunden und PSP nicht zusammengefasst werden, sondern auf Einzeltransaktionsebene verbucht werden. Da die Zusammenfassungen Probleme für die Buchhaltung und den Steuerberater mit sich bringen.

2. Zahlungen immer im Blick

Verliert ein Händler den Überblick über seine offenen Forderungen oder reagiert nicht rechtzeitig, stellt das ein Problem dar. Gerade für junge oder kleine Unternehmen ist das eine Herausforderung. Die eigene Liquidität gerät in Gefahr.

Durch die Überwachung der Zahlungsmoral der Kunden und der Payment-Service-Provider wird die Richtigkeit aller Zahlen bei sämtlichen Einzel- und Massentransaktionen sichergestellt. Auf diese Weise bleibt das Unternehmen liquide.

Für das Forderungsmanagement bietet nexnet individuelle Lösungen, die an den Ansprüchen des Unternehmens ausgerichtet sind. Neben dem kaufmännischen Mahnverfahren übernimmt nexnet die Aufbereitung, den Versand von Mahnschreiben, das Management von Mahnspesen sowie die Überwachung des Zahlungsverhaltens. Im weiteren Verlauf des Mahnverfahrens ist eine automatisierte Abgabe von Forderungen an einen präferierten Inkassopartner ebenso möglich.

3. Verwaltung von Abonnements und wiederkehrenden Zahlungen

Noch vor wenigen Jahren beschränkten sich die angebotenen Abo-Dienste auf Printmedien wie Bücher, Zeitungen und Zeitschriften. Später folgte die Musikbranche. Mit wachsender Digitalisierung explodierte das Abonnementmodell.

Getrieben durch den Wunsch der Kunden nach mehr Bequemlichkeit gibt es heute unzählige Produkte im Abonnement. Vor allem Start-Ups zielen vermehrt auf langfristige Kundenbindung durch ein Abo-Modell. Kundengewinnungskosten können gesenkt und Einnahmen besser vorhergesagt werden. Auch am Markt etablierte Unternehmen müssen sich mit dem Thema Abo-Modell auseinandersetzen.

Die Art, wie Abos funktionieren, hat sich geändert. Sie sind heute deutlich flexibler und kundenorientierter. Der Fokus wandert weg vom Produkt und hin zum Kunden.

Auf den ersten Blick erscheint die Einführung eines Abo-Modells einfach: Entwickle einen monatlichen Preis für die Nutzung. Verpacke das Produkt oder die Dienstleistung neu. Und besorge dir ein Software-Tool, mit dem Kunden in regelmäßigen Abständen Rechnungen ausgestellt und Zahlungen verarbeitet werden.

Die Realität sieht jedoch selbst für Unternehmen mit geringer Komplexität anders aus. Denn Unternehmen, die mit Abo-Modellen erfolgreich sind, wissen welche Auswirkungen der Wechsel zu einem Abo-Modell auf die gesamte Geschäfts- und Finanzinfrastruktur haben kann. Viele Unternehmen unterschätzen diesen Einfluss allerdings.

4. Saubere Monatsabschlüsse bei geringerem Aufwand

Die Kommunikation mit dem Steuerberater ist wohl bei den meisten Unternehmen ein Punkt, der vereinfacht werden könnte. Gerade das PSP-Geschäft kann hier für Probleme sorgen. Hier kann das Outsourcing ebenfalls eine große Herausforderung lösen. Durch die buchhalterische Erfassung aller Geschäftsvorfälle erhält das Unternehmen so ganz bequem einen zertifizierungsfähigen Monatsabschluss.

5. Keine Probleme bei internationalen Transaktionen

Internationalisierung verbunden mit diversen Währungen und Steuersätzen können der Buchhaltung ganz schön Bauchschmerzen verursachen. Für Unternehmen mit internationalem Fokus verarbeitet und bucht nexnet sämtliche Geldbewegungen in allen Währungen mit tagesaktuellen Umrechnungskursen. Dabei werden Umsatz und Umsatzsteuer selbstverständlich unter Anwendung internationaler Steuersätze erfasst. Für Unternehmen mit internationalem Sitz kann nexnet die Buchführung nach Local-GAAP abbilden.

6. Maximale Sicherheit – bei sich ständig ändernder Rechtslage

Die Beobachtung der gesetzlichen Regelungen und Änderungen ist sehr aufwendig. Zumal sich hier häufig Änderungen ergeben, die sich auf Debitorenmanagement und -buchhaltung auswirken. Daher ist häufig eine Analyse und Bewertung durch teure Spezialisten wie Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer notwendig. Beim Outsourcing dieses Bereiches kann ein Teil der Verantwortung an den Dienstleister abgegeben werden.

Payment-Clearing-Cloud

für kleine und mittlere Unternehmen

Nicht nur Global Player sind bei ihrer Buchhaltung an internationale Standards gebunden. Auch Start-Ups und kleinere Firmen müssen sämtliche Richtlinien einhalten. Doch für sie ist es oft finanziell unmöglich, externe Spezialisten zu Rate zu ziehen. Die Payment-Clearing-Cloud von nexnet GmbH kann hier die Lösung sein. Denn beim Cloud-Computing fallen kaum Einstiegs- und Betriebskosten an. Zudem können die Jungunternehmer ihren Fokus voll und ganz aufs Wachstum setzen. Während der Dienstleiter die komplexen buchhalterischen Prozesse im Hintergrund automatisch abwickelt.

Die Payment-Clearing-Cloud bietet aufgrund des Cloud-Ansatzes den Vorteil transparenter sowie geringer Einstiegs- und Betriebskosten. Unternehmen können sich auf ihr Business konzentrieren. Und die komplexen buchhalterische Prozesse dem Dienstleister überlassen. Der diese automatisch im Hintergrund abwickelt. Bereits ab 99 Euro pro Monat kann der Onlinehändler seine Payment-Service-Provider überwachen und sich einen testierbaren Monatsabschluss erstellen lassen.

Die vielen Rechnungen, die du mit deinem digitalen Geschäftsmodell generierst, rauben dir den Schlaf? Dann bist du mit einem Business-Process-Outsourcing bestens beraten.