Verwenden Sie für Ihr Geschäft noch manuelle Abrechnungsprozesse, wie zum Beispiel die Tabellenkalkulation?

Dann wissen Sie, wie fehleranfällig und arbeitsintensiv so ein System ist. Diese Fehler wirken sich dann auf den Cashflow und die Unternehmensprozesse aus und damit auch auf die Gewinne des Geschäfts. Vor allem dann, wenn Sie ein Abonnement-Modell anbieten, können die komplexen Preismodelle einen großen Arbeitsaufwand darstellen und das Wachstum des Geschäfts ausbremsen.

Doch das muss nicht sein. Mit Automatisiertem Billing werden die Probleme, die mit manuellen Abrechnungen verbunden sind, aufgehoben.

Automated Billing – was heißt das eigentlich?

Automated Billing, auf Deutsch automatisierte Abrechnung oder automatisiertes Rechnungswesen, ist ein Prozess, bei dem Unternehmen Rechnungen und Abrechnungen mithilfe von automatisierten Systemen und Softwarelösungen erstellen, verwalten und bearbeiten. Dieser Ansatz zielt darauf ab, manuelle Aufgaben im Zusammenhang mit der Abrechnung zu minimieren oder zu beseitigen, um Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

Welche Vorteile bieten automatisierte Rechnungsverarbeitungssysteme?

Automatisierte Rechnungsverarbeitungssysteme können in verschiedenen Branchen eingesetzt werden, von Einzelhandelsgeschäften und Dienstleistungsunternehmen bis hin zu Konzernen. Sie tragen dazu bei, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Genauigkeit und Transparenz in Bezug auf finanzielle Transaktionen zu erhöhen.

Unternehmen, die sich erfolgreich auf dem Markt etablieren, werden früher oder später wachsen und neue Waren und Dienstleitungen anbieten. Und sie werden mit einer größer werdenden Kundschaft konfrontiert, wodurch auch die internen Prozesse deutlich mehr werden.

Unternehmenswachstum führt also zu einer erhöhten Anzahl an Aufgaben, die bewältigt werden müssen. Dazu zählen Backoffice-Aufgaben, wie Rechnungen erstellen, Verwaltung von verschiedenen Konten und Projekten usw. Vor allem die Zunahme von Verwaltungsaufgaben kann zu mehr Fehlern und zu einer verringerten Produktivität im Arbeitsalltag führen. In diesem Fall kann die Automatisierung verschiedener Prozesse die Lösung sein.

Der Wechsel zu einem automatisierte Abrechnungstools, oder automatisierter Abrechnungssoftware, bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die ihre Abrechnungsprozesse optimieren und die Effizienz steigern möchten. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile :

1. Kontinuierliche und planbare Einnahmen
2. Stärkere Kundenbeziehungen und erhöhte Kundenbindung
3. Möglichkeiten für Upselling und Cross-Selling

Mit automatisierten Billing erhalten Sie für Ihr Geschäft mehr Flexibilität. Damit können Sie zum Beispiel problemlos Geschäftsprozesse ändern und mit Preis- und Umsatzmodellen experimentieren, oder auf einen plötzlichen Anstieg des Transaktionsvolumen reagieren.

Ein Unternehmen, dass sich schnell und effektiv an Veränderungen des Marktes anpassen kann, wird sich in seiner Branche behaupten und sich gegenüber der Konkurrenz durchsetzen.

3 gute Gründe für ein automatisiertes Billing

1. Mit automatisierten Systemen die Genauigkeit und Effizienz der Geschäftsprozesse verbessern

Das automatisierte System macht die manuelle Dateneingabe überflüssig. Dadurch sinkt die Fehlerquote, wie beispielsweise falsch eingegebene Kreditkarteninformationen erheblich. Außerdem können die Betriebskosten gesenkt werden. Denn durch automatisierte Rechnungsstellungen können Betriebsabläufe effizienter organisiert werden.

Mit einer flexiblen Abrechnungssoftware können außerdem nicht nur die Rechnungen automatisch erstellt und abgeschickt werden, sondern auch Kreditkarten und Konten planmäßig belastet und Rückerstattungen rechtzeitig veranlasst werden.

Und wenn der Abrechnungsprozess optimiert ist, können Sie sich auf die Kernkompetenzen Ihres Unternehmens konzentrieren.

Mit automatisierten Prozessabläufen können Kosten und Zeit eingespart werden, die in andere Projekte investiert werden können. Auf diese Weise können Sie Ihr Unternehmen noch effizienter machen und höhere Gewinne erzielen.

2. Mit automatisierten Billing stärken Sie die Kundenbindung und verhindern eine Abwanderung

In Unternehmen, die stetig wachsen, ist die Verarbeitung aller Daten ein großer Aufwand und mit einer Menge Ressourcen und Finanzen verbunden. Unter all den verschiedenen Aufgaben wird es beispielsweise extrem schwierig verspätete Abrechnungen aufzuspüren und Kund*innen an ihre säumigen Zahlungen zu erinnern. Vor allem dann, wenn es manuell erledigt werden muss. Aber genau solche Aufmerksamkeiten gegenüber den Kund*innen sind wichtig, um die Bindung zur Kundschaft zu pflegen.

Mit automatisierten Systemen erhalten Sie viel schneller einen Überblick über die Daten Ihrer Endkund*innen und Sie können Zahlungserinnerungen zeitnah und automatisch versenden. Einerseits spart dies wertvolle Ressourcen, Geld und Zeit, anderseits zeigt es die Professionalität und Zuverlässigkeit Ihres Unternehmens gegenüber Ihren Kund*innen.

Wenn Sie Ihrer Kundschaft eine vertraute und konsistente Abrechnungsroutine anbieten können, erhöht dies das Vertrauen in Ihr Unternehmen und hilft Ihnen dabei langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen.

Beispiel: Kund*innen mit Kreditkarte:

Die Zahlung eines Kunden mit hinterlegter Kreditkarte ist nicht erfolgt. Nicht jeder Fehler mit Kreditkarten entsteht aufgrund von Geldmangel. Es kann auch daran liegen, dass die Kreditkarte abgelaufen ist oder das Limit für die Karte erreicht ist. Oder die Kreditkarte wurde aufgrund verdächtiger Aktivitäten eingefroren. Manchmal wissen Kund*innen nicht, dass die Kreditkarte nicht mehr funktioniert. Man könnte in solchem Fall beim Kunden nachfragen. Und bei einem kleinen Kundenstamm ist dies unter Umständen auch machbar. Aber bei größerem Kundenstamm wäre dieser Mehraufwand sehr teuer und aufwändig für ein Unternehmen.

Ein automatisiertes Abrechnungssystem kann in so einer Situation helfen. Denn darüber können:

• Kund*innen benachrichtigt werden, wenn ihre Kreditkarte ausläuft
• andere Zahlungsmethoden angeboten werden, wenn es mit der Kreditkarte nicht funktioniert
• erneut Rechnungen im Falle von Zahlungsausfällen versandt werden

3. Sie können neue Produkte und Angebote problemlos einführen

Bei der Einführung neuer Produkte, Aktionsangebote oder Rabatte erfolgt oft ein neues Preismodell für die Kund*innen. Mit dem automatisierten Abrechnungssystem können die Systeme angepasst und die neuen Ideen problemlos integriert werden. Dies erleichtert die Vermarktung neuer Dienstleistungen und Produkte und reduziert den Zeitaufwand für Backend-Aufgaben.

Gerade für Unternehmen, die wachsen und häufig ihr Angebot wechseln ist diese Flexibilität unabdingbar.

Auch ein globales Wachstum sollte über das richtige Automated Billing Tool abzubilden sein. Denn dank digitaler Lösungen sind Absatzmärkte auch außerhalb der eigenen Landesgrenzen möglich. Das Abrechnungssystem sollte demnach nicht nur ein größeres Transaktionsvolumina stemmen können, sondern auch verschiedene Währungen, Steuern und Sprachen verarbeiten können.

Mit dem richtigen automatisierten Abrechnungssystem können Sie Ihre Geschäftsziele erreichen.

Die nexnet – Lösung

Mit der unserer Lösung erhalten Sie ein smartes, automatisiertes Abrechnungssystem. Sie können nicht nur große Datenbanken über Ihre Kunden, Produkte und Dienstleistungen anlegen, sondern auch ganz einfach Tarifwechsel vornehmen, Gutschriften und Sonderrabatte einrichten und andere kundenbindende Maßnahmen einstellen.

Über unsere nexnet Plattform haben Sie außerdem die Laufzeiten auf einen Blick und Sie können diese je nach Belieben verlängern oder verkürzen. Ganz so, wie es Ihr Kunde/ Ihre Kundin benötigt oder das Angebot es verlangt. Auch die Zahlarten lassen sich im Handumdrehen anpassen.

Da wir von nexnet seit über 20 Jahren im Bereich der Abrechnungen auch global tätig sind, kennen wir uns mit verschiedenen Steuern, Währungen und Sprachen aus und von diesem Wissen profitieren Sie, wenn Sie unsere Cloud-Lösung benutzen.

Und auch wenn Sie global Ihre Geschäfte abwickeln, können Sie sich stets auf den deutschen Sicherheitsstandard für Ihre sensiblen Daten verlassen. Denn unsere Cloud läuft über unser eigenes deutsches Serversystem. Sodass wir Ihnen neben dem hohen Sicherheitsstandard auch eine DSGVO-Konformität anbieten können.

Sie sind noch unsicher und wissen nicht so genau, ob unsere Lösung zu Ihnen passt? Dann vereinbaren Sie gerne einen Termin mit unseren Experten.

Mehr Leistungsumfang benötigt? Für alle individuellen Anforderungen bieten wir eine Enterprise-Lösung an. Gemeinsam mit unseren Experten können wir Ihnen ein Produkt erstellen, dass speziell auf die Bedürfnisse Ihres Geschäftsmodells abgestimmt ist. 

Zusammenfassend sollten Sie dies über Automatisiertes Billing wissen:

• Rechnungserstellung: Automatisierte Systeme generieren Rechnungen auf Grundlage von vorher festgelegten Kriterien. Dies kann beispielsweise die Abrechnung von Produkten oder Dienstleistungen für Kund*innen sein.
• Zeitplan und Fristen: Mit einer passenden Software für digitale Rechnungsstellung können Zahlungsfristen und Abrechnungszyklen überwacht werden, um sicherzustellen, dass Rechnungen rechtzeitig erstellt und versendet werden.
• Kundenkommunikation: Automatisierte Billing-Systeme können auch E-Mail-Benachrichtigungen an Kund*innen senden, um sie über ausstehende Zahlungen oder Rechnungsdetails zu informieren.
• Zahlungseingang: Eine automatisiertes Billing kann den Zahlungseingang verfolgen und ihn mit den ausgestellten Rechnungen abgleichen. Bei Verzögerungen oder ausstehenden Zahlungen können automatisierte Mahnungen generiert werden.
• Berichterstattung und Analyse: Die Rechnungsverwaltung bietet oft Funktionen zur Berichterstattung und Analyse, die es Unternehmen ermöglichen, Einblicke in ihre finanzielle Leistung und ihre Kundenbeziehungen zu gewinnen.
• Reduzierung von Fehlern: Durch die Automatisierung werden menschliche Fehler minimiert, da Daten nicht manuell eingegeben werden müssen.
• Effizienzsteigerung: Die digitale Verarbeitung führt zu einer effizienteren Abrechnungsabwicklung, was Zeit und Ressourcen spart und die Mitarbeiter*innen von zeitaufwändigen, sich wiederholenden Aufgaben entlastet.